Anti Spam Beleid Didoc Data Services

Introductie
Didoc Data Services is zich als e-mail marketing service provider bewust van de verantwoordelijkheid voor goed gebruik van het verzenden van grote hoeveelheden e-mails. Didoc zal dan ook geen enkele vorm van ongevraagde bulk e-mail of commerciële e-mail (ook wel SPAM genoemd) verzenden via haar e-mailingsysteem DidocMailer.

Anti Spam Beleid bij Didoc
Een belangrijk uitgangspunt voor het Anti Spam Beleid van Didoc is de Telecommunicatiewet. De wet schrijft voor dat het sturen van reclame via e-mail alleen nog toegestaan wordt wanneer consumenten en zakelijke relaties daar vooraf toestemming voor hebben gegeven. Deze wet is bedoeld om consumenten en bedrijven te beschermen tegen ongewenste e-mail.

Een ander uitgangspunt is de Code Verspreiding Reclame via E-mail die de Stichting Reclame Code heeft opgesteld voor de branche. In deze code worden extra regels beschreven die in de wetgeving niet zijn geregeld, maar die in de praktijk zeer wenselijk zijn.

Waarom dit strikte Anti Spam Beleid?
Wanneer Didoc voor een klant ongevraagde e-mails via DidocMailer verzendt, zou dit de aflevering van e-mailings van andere klanten in gevaar kunnen brengen. Hoe werkt dit? Indien een bedrijf een ongevraagde e-mailing verstuurt, kan dit leiden tot spam-klachten. Bij voldoende spam-klachten kunnen de mailservers van Didoc bij sommige Internet Service Providers op een zogenaamde “blacklist” worden gezet. Hierdoor kan de aflevering van e-mailings van andere klanten die via dezelfde mailserver worden verstuurd, gehinderd worden door blokkeringen. Ook e-mails van klanten die wel toestemming hebben gekregen, komen niet meer aan bij de ontvangers. Met ons Anti Spam Beleid willen we dit voorkomen en onze aflevering zo optimaal mogelijk houden.

Anti Spam Beleid

1. "Wij versturen alleen e-mail met DidocMailer naar personen die vooraf expliciet toestemming hebben gegeven uw e-mail nieuwsbrief te willen ontvangen."
Dit is de regel die de wet stelt om personen te kunnen e-mailen. U mag dus pas een e-mail versturen als uw relatie hiervoor toestemming gegeven heeft.

2. "Het is toegestaan ongevraagd e-mails met informatie over gerelateerde producten of diensten te sturen naar klanten/donateurs/leden of andere personen waarmee u een relatie heeft."
De Nederlandse Telecomwet geeft ieder bedrijf en iedere organisatie het recht om haar eigen klanten/leden/donateurs/abonnees etc. ongevraagd (dus zonder expliciete toestemming van de geadresseerde) een e-mail te sturen. De wet verplicht wel dat het e-mailbericht betrekking heeft op gelijksoortige producten of diensten. Voorwaarde is ook dat de ontvanger zich eenvoudig kan uitschrijven voor toekomstige e-mailberichten.

3. Werk met "actieve voorafgaande toestemming".
Didoc vraagt haar klanten om te werken met “voorafgaande toestemming”. Dit betekent dat een abonnee uitdrukkelijk toestemming moet geven voor de ontvangst van bepaalde berichten. Dit houdt in dat een abonnee zelf een kruisje op een webformulier dient te zetten of "ja" moet invullen. Een checkbox van tevoren al op "ja" zetten is dus niet toegestaan. Het is bovendien noodzakelijk dat een abonnee weet waar hij "ja" tegen zegt. De ontvanger dient duidelijk geïnformeerd te worden waarvoor zijn e-mailadres gebruikt zal worden.

4. Voorzie iedere e-mail van een uitschrijflink.
Elke e-mail die via DidocMailer wordt verstuurd, moet voorzien zijn van een automatische uitschrijflink. Hiermee kan de ontvanger op elk moment aangeven geen e-mail meer te willen ontvangen. Er mogen geen voorwaarden gesteld worden aan het uitschrijven van uw ontvangers en het mag geen handmatig proces zijn. Standaard zal Didoc elke e-mailtemplate voorzien van een automatische uitschrijflink.

5. Geef de identiteit van de verzender herkenbaar weer.
De e-mail die de klant via DidocMailer verstuurt, moet duidelijk de identiteit van de afzender (dus de klant) weergeven. Dit kan door standaard de bedrijfsnaam of de naam van de organisatie in het "van" veld op te nemen. Verder dienen het logo, de naam (geen pseudoniem) en de adresgegevens in de e-mailtemplate opgenomen te zijn. Daarnaast dient het voor de ontvangers direct duidelijk te zijn hoe ze de verzender kunnen bereiken via e-mail en telefoon, door een werkend reply-adres en een telefoonnummer op te nemen.

Kans of bedreiging?

Het schieten met hagel is vaak niet de beste methode: uiteindelijk draait het om conversie. Uw e-mail relatiebestand zal minder groot worden, maar wel relevanter. Het marketing budget dat u besteedt aan DM-acties kan daardoor efficiënter besteed gaan worden, waardoor uw conversie zal gaan toenemen.

Heeft u interesse of wenst u een offerte op maat? Neem dan contact met ons op.